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Office Manager

Pour renforcer son équipe, le Forum de Paris sur la Paix recrute dès que possible un office manager polyvalent en contrat à durée indéterminée.

Vous assurez un rôle d’appui transversal au sein des pôles administratif et opérationnel. Vous êtes organisé, précis et rigoureux. Vous vous adaptez rapidement et faites preuve d’une grande réactivité. Vous aimez relever de nouveaux défis au sein d’une organisation en croissance très rapide. Vous aimez travailler en équipe et abordez les difficultés de manière positive et constructive.

 

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

  • Secrétariat administratif (classement et gestion de dossiers, traitement du courrier et affranchissement, archivage, numérisation) ;
  • Collecte, classement et envoi à la comptabilité de factures relatives aux frais généraux ;
  • Commande, suivi et mise à jour de l’inventaire matériel et informatique ;
  • Commande et gestion des fournitures : vérification des besoins de l’équipe, demande de devis, suivi des livraisons, vérification des stocks ;
  • Gérer le courrier, les colis, les envois, les livraisons
  • Coordination avec le prestataire informatique afin de veiller au bon fonctionnement des installations ;
  • Organisation générale des espaces de travail ; optimisation des aménagements des bureaux et salles de réunions, gestion des équipements mobiliers techniques ; maintenance de premier niveau ;
  • Vérification et suivi des dispositifs de sécurité et d’hygiène ;
  • Entretien des locaux ; constitution de cahiers des charges, demande des devis, suivi de la qualité des prestations ;
  • Appui à l’organisation d’évènements internes et externes si besoin
  • Coordination des dossiers de voyage et de la logistique associée.

 

PROFIL

  • Bac+3 à 5 en gestion, administration ou autre
  • Rigueur, polyvalence, pluridisciplinarité, réactivé, bon sens, honnête
  • Goût pour la technique et l’informatique
  • Sens du relationnel et de la bienveillance
  • Anglais professionnel

 

CONDITIONS

Le poste est à pourvoir dès que possible.

Salaire : 30k€ brut annuel + 50% des tickets restaurants + 50% des frais de transport + 50 % mutuelle.

Les locaux du Secrétariat permanent du Forum de Paris sur la Paix sont situés à Paris (15ème arrondissement).

Les candidats intéressés sont priés d’envoyer un CV et une lettre de motivation en français, par courriel à job@parispeaceforum.org en précisant « Office Manager » dans l’objet du courriel.