Office Manager (F/H)

Le Forum de Paris sur la Paix est une plateforme multi acteurs lancée en 2018 et qui vise à répondre aux défis globaux en s’appuyant notamment sur un événement annuel de grande ampleur. Tout au long de l’année, le Forum travaille à renforcer la gouvernance des biens communs mondiaux comme le climat, l’espace ou les océans, et à améliorer la gestion internationale des enjeux globaux, notamment ceux du numérique et des technologies disruptives. Son événement annuel, à l’automne, rassemble des chefs d’État, de gouvernement et d’organisations internationales, ainsi que des dirigeants de la société civile et du secteur privé, autour d’initiatives politiques et de projets concrets, en mettant l’accent sur la participation du Sud global.

L’équipe du secrétariat permanent de l’association, composée de profils variés et polyvalents (diplomatie, politiques publiques, communication, programmation, opérations, protocole, etc.), recherche actuellement un collaborateur ou une collaboratrice pour remplir les fonctions de Office Manager.

 

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

 

La personne recrutée aura la charge des missions ci-dessous :

Support Opérationnel :

  • Organisation générale des espaces de travail ; optimisation des aménagements des bureaux et salles de réunions, gestion des équipements mobiliers techniques ; maintenance de premier niveau ;
  • Entretien des locaux : constitution de cahiers des charges, demande des devis, suivi de la qualité des prestations ;
  • Vérification et suivi des dispositifs de sécurité et d’hygiène ;
  • Commande et gestion des fournitures : vérification des besoins de l’équipe, demande de devis, suivi des livraisons, vérification des stocks ;
  • Commande, suivi et mise à jour de l’inventaire matériel et informatique ;
  • Coordination avec le prestataire informatique afin de veiller au bon fonctionnement des installations ;

Gestion administrative :

  • Secrétariat administratif (classement et gestion de dossiers, archivage, numérisation) ;
  • Gestion du courrier (affranchissement, expédition) des colis, des envois et des livraisons ;
  • Collecte, classement et envoi à la comptabilité de factures relatives aux frais généraux (voyages, achats, évènements internes, etc.) ;

Support ressources humaines :

  • Support au processus de recrutement : publication des annonces, réception des candidatures, organisation des entretiens ;
  • Appui à l’organisation d’évènements internes et externes si besoin ;
  • Coordination des dossiers de voyage et de la logistique associée.

Cette liste est non exhaustive et sujette à modification.

 

PROFIL RECHERCHÉ

 

  • Expérience de 3 à 5 ans requise sur un poste similaire ;
  • Bac+2 en gestion des entreprises, administration ou équivalent (ex : BTS gestion PME/PMI) ;
  • Rigueur, polyvalence, dynamique, réactive, bon sens, honnêteté, autonomie et sens de l’initiative ;
  • Goût pour la technique et l’informatique ;
  • Sens du relationnel et de la bienveillance ;
  • Bon niveau d’anglais ;
  • Aptitude à travailler en équipe et
  • Capacité d’adaptation et à travailler dans des délais restreints.

 

CONDITIONS

 

  • Contrat à durée déterminée de sept mois à compter du 21 avril 2025 et pouvant déboucher sur un CDI, aux 35h, en présentiel au bureau.
  • Salaire : 30 000 euros bruts annuel.
  • Prise en charge à 50% des tickets restaurants, du titre de transport et de la mutuelle de l’association.
  • Les locaux du secrétariat permanent du Forum de Paris sur la Paix sont situés à Paris (15ème arrondissement).
  • Par sa politique de recrutement, le Forum s’engage pour la diversité. Il évalue toutes les candidatures de façon équitable, en respectant et promouvant l’égalité des chances. Il accueille toutes les singularités et s’engage à créer un environnement de travail inclusif.
  • Le Forum de Paris sur la Paix est engagé en matière de prévention des discriminations et d’égalité des chances. Tous ses postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. 

 

Les candidats intéressés sont priés d’envoyer un CV et une lettre de motivation avant le 31 mars 2025 à job@parispeaceforum.org en précisant « Support Opérationnel » dans l’objet du courriel.