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Directeur/Directrice des opérations

L’équipe du Secrétariat permanent de l’association, composée de profils variés et polyvalents (diplomatie, relations publiques, communication, événementiel, programmation, presse, etc.), recherche actuellement un directeur ou une directrice des opérations dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée. Vous rejoignez la direction de l’association et jouez un rôle clé dans l’animation de l’équipe et la coordination transverse de l’activité de l’association, en particulier :

  • L’élaboration et l’organisation des événements et la mise en œuvre des prestations événementielles ;
  • La définition de la politique RSE de l’association et de ses actions ;
  • La préparation et management de l’équipe du secrétariat permanent lors du grand événement annuel.

Véritable « trait d’union » entre les différents pôles du secrétariat permanent et l’ensemble des prestataires impliqués dans l’organisation des événements, vous avez pour objectif principal d’assurer la livraison de l’événement annuel « Forum de Paris sur la Paix » au regard des objectifs et contraintes.

Vous contribuez également activement au développement de l’association, notamment en matière de ressources humaines, en définissant les besoins et en participant à l’élaboration et la mise en œuvre du recrutement lié aux activités événementielles.

Vous travaillez avant avec l’ensemble des salariés de l’association.

 

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Opérations événementielles transverses :

Vous êtes l’interlocuteur/interlocutrice principal(e) de l’agence événementielle qui assure la production de l’événement annuel. A ce titre vous assurez les missions suivantes :

  • Elaboration et traduction des objectifs de l’événement en termes opérationnels afin d’assurer la cohérence de l’ensemble des activités proposées pendant cet événement ;
  • Définition et mise en cohérence des plannings et garant du respect des échéances ;
  • Définition de l’identité graphique de l’événement en cohérence avec l’identité visuelle de l’association sur tous les supports imprimés et digitaux ;
  • Elaboration, coordination et mise en œuvre des engagements environnementaux et sociaux (RSE) dans le cadre de la production événementielle ;
  • Suivi budgétaire des prestations mises en œuvre ; négociations avec les prestataires techniques ;
  • Elaboration du programme des bénévoles-étudiants ;
  • Coordination générale des activations partenaires ;
  • Définition de la méthodologie de travail avec les prestataires, organisation des réunions d’étapes et de bilan.

 

Direction logistique des événements :

Vous assurez la cohérence des dispositifs logistiques au regard des besoins de chaque population (délégations, médias, invités, intervenants, porteurs de projets, bénévoles, staff…). A ce titre, et en lien étroit avec l’équipe logistique de l’agence événementielle et les différents pôles de l’association, vous assurez les missions suivantes :

  • Définition du zoning, des accès et de la politique d’accréditation et des dispositifs d’accueil ;
  • Expression des besoins d’hospitalité pour toutes les populations (participants, porteurs de projets, VIP), validation des prestataires ;
  • Coordination des dispositifs d’accès, de parking et de sécurité ;
  • Gestion des délégations officielles en lien avec les conseillers diplomatiques et supervision du dispositif de placement des populations invitées ;

 

Management et coordination d’équipe :

Vous coordonnez au quotidien une équipe composée, en fonction de l’activité, de de 2 à 5 personnes.

Vous êtes le chef d’orchestre de l’Association pendant l’événement annuel. A ce titre, vous assurez les missions suivantes :

  • Répartition des tâches et des missions pour la durée des opérations ;
  • Organisation et animation des briefings préparatoires ;
  • Elaboration des documents nécessaires à la bonne conduite des opérations (plannings personnalisés, guide des opérations, feuille de service etc.) ;
  • Mise en place d’outils partagés pour optimiser le travail des salariés.

 

PROFIL RECHERCHÉ

Qualifications & Expériences :

Vous êtes diplômé(e) d’un Master 2.

Vous avez une expérience sur un poste similaire de plus de 5 ans. Vous avez exercé des missions similaires dans une petite ou moyenne structure, chez l’annonceur ou en agence événementielle. Vous êtes expert(e) en coordination de projets et avez déjà mis en œuvre ou contribué au bon déroulement de conférences ou autres événements d’ampleur et à rayonnement international.

Vous avez une excellente connaissance du marché de l’événementiel, des prestataires de références et des prix pratiqués.

Vous avez un grand sens de l’organisation et du détail, vous savez faire preuve de créativité, réactivité et adaptabilité. Vous avez des compétences rédactionnelles aiguisées. Enfin, vous aimez travailler en équipe tout en ayant la capacité de prioriser et de gérer un grand nombre de sujets et d’acteurs en simultané.

Vous êtes bilingue français/anglais.

Vous avez de bonnes connaissances informatiques.

 

CONDITIONS :

Contrat à durée indéterminée, temps plein, avec une prise de poste attendue d’ici à avril 2023.

Les locaux du Secrétariat permanent du Forum de Paris sur la Paix sont situés à Paris (15ème arrondissement).

Rémunération selon profil et expérience. Statut cadre.

Les candidats intéressés sont priés d’envoyer un CV et une lettre de motivation avant le 10 février 2023 à job@parispeaceforum.org en précisant “Direction des opérations” dans l’objet du courriel.

A travers sa Politique de recrutement, le Forum s’engage pour la Diversité tout en évaluant les candidatures de façon équitable, respecte et promeut l’égalité des chances. Nous accueillons toutes les singularités et nous engageons à créer un environnement de travail inclusif.

Le Forum de Paris sur la Paix est engagé en matière de prévention des discriminations et d’égalité des chances. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.